Çok koltuklu bir diş kliniği için diş hekimi programı seçerken bakılacak ilk üç şey; koltuk ve hekim bazlı randevu, kullanıcı bazlı yetkilendirme ve hekim hakedişinin otomatik hesaplanmasıdır. Bunların ardından diş şeması üzerinden tedavi planı, laboratuvar ve stok takibi, resmi entegrasyonlar (e-Nabız, ÜTS/İTS, e-Fatura/e-SMM) ve eski programdan veri aktarımı gelir. Tek hekimli bir muayenehanede idare eden bir program, beş koltuklu bir klinikte kısa sürede darboğaza dönüşebilir.
Bu yazıda, orta ve büyük ölçekli diş kliniklerinin program değiştirirken ya da ilk kez yazılım alırken sorması gereken soruları sırayla ele alıyoruz. Amaç bir ürün broşürü değil, demo görüşmesine elinizde bir kontrol listesiyle girmenizi sağlamak.
Diş hekimi programı ile diş kliniği yönetim sistemi arasında fark var mı?
Günlük kullanımda iki ifade aynı şeyi anlatır. Pratikte fark, programın kapsamındadır. Tek hekim için yazılmış bir program genelde hasta kartı, randevu ve tahsilattan ibarettir. Çok koltuklu bir klinikte ise aynı gün içinde birden fazla hekim, asistan ve resepsiyon görevlisi aynı hastaya dokunur; laboratuvara giden işler, sarf malzeme tüketimi ve hekim primleri de takip edilmek zorundadır. Bu yükü taşıyabilen yazılımlara diş kliniği yönetim sistemi demek daha doğrudur. selfDent diş hekimi programı bu ikinci gruba girer.
Randevu ekranı koltuk bazında mı çalışıyor?
Çok koltuklu klinikte en sık yaşanan sorun, aynı saate aynı üniteye iki hastanın yazılmasıdır. Programın takvimi yalnızca hekim bazlı değil, ünit/koltuk bazlı da olmalı. Demo sırasında şunu deneyin: aynı hekime iki farklı koltukta art arda randevu verin, ardından aynı koltuğa başka bir hekim için çakışan bir randevu girmeye çalışın. Program bunu engelliyor ve uyarıyorsa doğru yoldasınız. Konunun ayrıntılarını ünit ve koltuk bazlı randevu planlama yazımızda anlattık.
Randevu hatırlatmaları da bu başlığa girer. SMS veya WhatsApp hatırlatmasının otomatik gidip gitmediğini, hastanın gelmediği randevuların raporlanıp raporlanmadığını sorun.
Kim neyi görebilir? Yetkilendirme nasıl kurgulanıyor?
Resepsiyon görevlisinin hekim hakediş raporunu, bir hekimin başka hekimin cirosunu görmemesi gerekir. Sağlık verisi KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayıldığı için, kimin hangi hasta kaydını açtığının izlenebilmesi de önemlidir. Programda şu üç şeyi kontrol edin:
- Rol bazlı yetki: resepsiyon, asistan, hekim, muhasebe ve yönetici için ayrı ekran ve işlem yetkisi.
- Şube bazlı kısıt: çok şubeli yapılarda personelin yalnızca kendi şubesinin verisini görmesi.
- İşlem kaydı: hasta kartını kimin, ne zaman açıp değiştirdiğinin geriye dönük görülebilmesi.
Zincir klinikler için ayrıntılı kurgu departman ve personel yetkilendirmesi yazımızda yer alıyor.
Hekim hakedişi programdan mı çıkıyor, Excel'den mi?
Birden fazla hekimin yüzde veya sabit+prim modeliyle çalıştığı kliniklerde ay sonu hakediş hesabı en çok zaman alan iştir. Laboratuvar maliyetinin düşülüp düşülmediği, taksitli tahsilatta primin tahsilata mı yoksa tedaviye mi bağlandığı gibi kurallar her klinikte farklıdır. İyi bir diş kliniği programı bu kuralları tanımlamanıza izin verir ve raporu tek tıkla üretir. Örnek modeller için hakediş ve prim hesaplama modelleri yazımıza bakabilirsiniz.
Seçim için kontrol tablosu
| Başlık | Demo sırasında sorulacak soru | Neden önemli? |
|---|---|---|
| Randevu | Koltuk bazlı çakışma kontrolü ve otomatik hatırlatma var mı? | Boş kalan koltuk saati doğrudan ciro kaybıdır. |
| Diş şeması | Tedavi planı diş numarası üzerinden yapılıp fiyat teklifine dönüşüyor mu? | Plan ile tahsilat arasındaki kopukluk kaçak işlem yaratır. |
| Yetki | Rol, şube ve işlem kaydı ayrı ayrı tanımlanabiliyor mu? | KVKK ve iç denetim için gereklidir. |
| Hakediş | Klinik kendi prim kuralını tanımlayabiliyor mu? | Ay sonu hesap hatası hekimle güven sorununa döner. |
| Laboratuvar | İş emri, prova aşamaları ve teslim tarihi izleniyor mu? | Geciken protez, iptal edilen randevu demektir. |
| Stok | İmplant ve sarf tüketimi hastaya bağlanıyor mu? ÜTS bildirimi yapılabiliyor mu? | Hem maliyet kontrolü hem mevzuat yükümlülüğü. |
| Resmi entegrasyon | e-Nabız, e-Fatura/e-SMM ve İTS ayrı portal açmadan yapılabiliyor mu? | Çift veri girişi personel saatini yer. |
| Görüntüleme | Panoramik ve CBCT görüntüleri hasta kartından açılabiliyor mu? | Hekimin ayrı bilgisayara gitmesi muayeneyi uzatır. |
| Veri aktarımı | Eski programdan hasta kartı ve bakiye aktarımı kim tarafından, kaç günde yapılıyor? | Geçiş korkusu çoğu kliniği yanlış programda tutar. |
Bulut mu, sunucuya kurulan program mı?
Çok koltuklu kliniklerde eskiden klinik içine bir sunucu konur, program her bilgisayara ayrıca kurulurdu. Bu modelde yedekleme, güncelleme ve donanım arızası kliniğin sorumluluğundadır. Bulut tabanlı bir diş hekimi programında ise yazılım tarayıcıdan açılır, yedekler sunucu tarafında alınır ve mevzuat değişiklikleri merkezden uygulanır. Hekim akşam evden ertesi günün randevularına bakabilir. selfDent web tarayıcısından ve iOS/Android mobil uygulamasından kullanılır. Masaüstü programdan geçişi düşünüyorsanız buluta geçiş rehberimizi okuyun.
Deneme süresinde neyi test etmelisiniz?
- Gerçek bir günü canlandırın: Bir önceki haftanın randevu listesini programa girin; resepsiyonun bir sabahı ne kadar sürede kurduğunu görün.
- Bir tedaviyi baştan sona yürütün: Muayene, diş şemasına işleme, tedavi planı, teklif, taksitli tahsilat ve fatura.
- Laboratuvar işini izleyin: Bir zirkonyum işini iş emriyle gönderin, prova aşamalarını işleyin.
- Ay sonu raporlarına bakın: Hekim bazlı ciro, hakediş ve tahsil edilmemiş alacak raporlarını alın.
- Destek hattını arayın: Yoğun saatte bir soru sorun; yanıt süresi, geçişten sonraki aylarınızı belirler.
selfDent 15 gün boyunca ücretsiz denenebilir; modül ve paket özeti diş kliniği programı, modüllerin tam listesi özellikler, paketler ise fiyatlar sayfasında.
Tek hekimli muayenehaneler için ne önerirsiniz?
Tek hekimli ya da iki koltuklu bir muayenehane için dövizli fatura, çoklu şube veya DICOM sunucusu gibi modüller gereğinden ağır kalabilir. Bu durumda kardeş ürünümüz Self Klinik diş hekimi programı daha sade bir başlangıç sunar; klinik büyüdüğünde selfDent'e geçiş yapılabilir.
Sıkça sorulan sorular
Diş hekimi programı ne kadar sürede kurulur?
Bulut tabanlı programlarda kurulum yoktur; hesap açıldığı gün kullanılmaya başlanır. Asıl süre, hekim, koltuk ve fiyat listelerinin tanımlanması ile eski verinin aktarılmasıdır.
Eski programdaki hasta kayıtları aktarılabilir mi?
Evet. selfDent teknik ekibi hasta kartlarını, geçmiş tedavileri ve cari bakiyeleri eski programınızdan aktarır. Aktarımdan önce eski programınızın hangi formatta dışa aktarım verdiğini öğrenmek süreci hızlandırır.
Çok şubeli klinikte hasta kaydı ortak mı tutulur?
selfDent'te hasta kaydı merkezde tutulur; hasta hangi şubeye giderse gitsin aynı karta ulaşılır. Personelin hangi şubenin verisini göreceği ise yetki ayarlarıyla belirlenir.
Diş hekimi programı KVKK'ya nasıl uyum sağlar?
Rol bazlı erişim, işlem kaydı, şifreli bağlantı ve aydınlatma/onam metinlerinin dijital saklanması temel adımlardır. Ayrıntılar için diş kliniklerinde KVKK uyumu yazımıza bakabilirsiniz.
Program değiştirmek için en uygun zaman ne zaman?
Randevu yoğunluğunun görece düşük olduğu dönemler ve ay başı, hakediş ve muhasebe kayıtlarını bölmemek açısından en rahat zamandır. Deneme süresini eski programla paralel kullanarak geçirmek riski azaltır.
Kliniğinizi Dijitalleştirmeye Hazır Mısınız?
Dövizli fatura, ÜTS/İTS entegrasyonu, tablet e-Onam ve 3D DICOM Viewer modüllerini 15 gün boyunca hiçbir ücret ödemeden deneyin.
15 Gün Ücretsiz Başlayın (app.selfdent.tr)selfDent özelliklerini inceleyin · Klinik tipine göre çözümler · Paketler ve fiyatlar
